用模型回复邮件，省下的是起草时间，增加的是发错的风险：收件人带上了不该看的人、语气像在承诺、数字是模型补的。所以这套做法的边界很明确：模型只产草稿，发送键只由人按。
如果你已经在用提示词模板，可以把下面的结构收进 提示词库。邮件分类本身也可以变成一条自动化，触发方式见 n8n 第一条工作流，但即便自动化了，对外发送仍然要人确认。
先分类，再决定要不要用模型
不是每封信都值得生成一篇回复。先分成四类，每类的自动化程度不同。
| 类型 | 例子 | 模型做什么 | 人必须做什么 |
|---|---|---|---|
| 回执 | “收到，我们看完回复” | 可以生成一句固定回执 | 确认没有承诺时间 |
| 索取信息 | 要资料、要会议时间 | 起草要点和需要对方补充的问题 | 核对附件和可选时间 |
| 推进事情 | 催进度、对齐下一步 | 起草动作、负责人和未决问题 | 改掉任何你做不到的承诺 |
| 敏感 | 投诉、报价、合同、人事 | 只做摘要和风险点，不直接出可发送正文 | 自己写，或在法务/负责人改完后再发 |
敏感类不要图省事。模型最容易在投诉和报价里写出”我们可以补偿""这个折扣没问题”这种你没授权的句子。让它列风险，比让它写一封好听的回信安全。
起草模板
非敏感邮件用这一段。花括号每次替换，规则不要删。
根据下面这封来信起草回复。不要发明来信里没有的事实。
我的角色：{例如客户成功}
与对方的关系：{新客户 / 老客户 / 同事}
目的：{只做一件事，例如确认周四的会议}
语气：{简短、先说明结论}
来信：
{粘贴来信}
输出两段：
1. 客户可见：可直接发送的正文。不写内部判断。不确定的日期、金额、承诺用【待填】标出。
2. 仅内部：这封回信可能被理解成哪些承诺，哪些地方必须我本人确认。
禁止：替我道歉到承担赔偿；替我答应具体工期；添加来信里没有的附件说明。“客户可见”和”仅内部”分开，是为了防止你复制时把备注一起发出去。发送框里只允许出现第一段。
回复尽量先写结论。对方问”周四能不能评审”，第一句就回答能或不能，再补条件。模型如果写成三段铺垫，在模板里加一句”第一句必须是结论”。
发送前的六项核对
草稿再通顺，也按这六项看一遍。任何一项空着，就不发送。
- 收件人和抄送。 模型看不到你的通讯录全局，它不会帮你发现抄送了错误的客户。这一项完全由人看。
- 附件。 正文里说”见附件”时，附件必须已经加上。模板禁止模型声称有附件，除非你在输入里写了附件名称。
- 【待填】是否还在。 有占位符就说明日期或数字还没经人确认。
- 承诺是否你做得到。 特别是”今天给""我们保证""可以退”。做不到就改成你能做的下一步。
- 语气是否匹配关系。 对投诉先承认问题再给步骤；对同事可以更短。不匹配就改变量重出这一封，不要手改到面目全非还不如重写。
- 内部备注没有混进正文。 只复制”客户可见”。
这六项写成支票清单，贴在邮箱旁边。熟了之后半分钟能看完。省下的起草时间如果全部花在返工上，说明分类错了：这封信其实属于敏感类，不该让模型出正文。
和后续动作接上，而不是停在草稿
邮件回复经常只是下一步的起点。草稿确认后，把动作落到人能看见的地方：
- 约了时间：人去创建日历，不让模型直接写进别人的日程。
- 要跟进：在待办里写一句动词开头的任务，带上对方和日期。日期来自你确认过的那一版，不是模型初稿。
- 需要同事：把”仅内部”那段转给同事，不要把客户可见正文和内部争论混在同一封转发里。
一天结束时看两眼数字就够：今天多少封用了草稿，其中多少封几乎没改就发出，多少封被你整段删掉。几乎不改的那一类，可以把模板再收紧。经常整段删掉的那一类，从”用模型起草”改成”只用模型做摘要”。
团队共用时，把四类模板放在同一份文档里，并写明谁可以改模板。个人随手改一句”语气再热情一点”可以，但”禁止承诺”这几条是硬规则，改动要让负责人知道。小团队怎么收工具，见 小团队工具链。
什么情况应该停用自动起草
出现过一次下面的事，就先停掉对外发送，回到”只做摘要”：
- 发出了错误的价格、日期或赔偿。
- 内部备注被客户看到。
- 连续多封被收件人误解成你已经答应。
停用不是放弃模型，而是把范围缩回低风险的那一类：回执和内部整理。范围缩回去之后，再逐类放开。
常见问题
能让模型自动发送吗？
对外邮件不要。模型起草，人确认收件人、附件和承诺后再发。自动发送最多用于你自己能兜底的内部回执。
来信里的数字可以改写进回信吗？
可以引用原信已有的数字，不能发明新的折扣、工期和赔偿。不确定的地方用【待填】，由人填写。
模板会不会让每封信都很生硬？
每类邮件一段模板，用变量写明对象和语气。生硬多半是因为没写目的。先改变量，不要为每一封新写提示词。
怎么避免内部备注发给客户？
输出分成”客户可见”和”仅内部”。发送时只复制第一段。价格底线和同事评论不要写进同一段正文。